13 вещей в деловой переписке, которые просто бесят
1. Отсутствие приветствия
Деловое письмо вы пишете не для удовольствия, вам что-то нужно от адресата. Поэтому правильно начать его с акта вежливости — приветствия. Обходиться без него — всё равно что открывать дверь в чужой кабинет ногой.
2. Фраза «Доброго времени суток»
Если вы пишете деловое письмо не прямиком из двухтысячных годов, то выбирайте более современные формулировки. Неважно, что вы не можете предсказать, когда именно собеседник прочитает сообщение. Вариант «добрый день» самый нейтральный, но можно использовать и период, когда вы отправляете письмо. А «доброе время суток» оставьте полумёртвым форумам из прошлого.
3. Обращение с ошибками
Удивительно, как много ошибок можно сделать в таком коротком отрезке текста.
Во-первых, многие восприняли правило «обращение выделяется запятыми» буквально. Это порождает шедевры вроде «Уважаемый, Антон Михайлович». Обращение — это не только имя, но и зависимые от него слова.
Во-вторых, внимательно проверяйте, как зовут адресата. Не называйте Алексеев Александрами, Марин Мариями и расшифровывайте инициалы.
4. Сокращения и односложные ответы
Деловой стиль переписки предполагает, что вы будете общаться полными предложениями. У такого подхода есть практическая польза: собеседнику не придётся догадываться, что вы имели в виду, потому что вы раскрываете все нюансы и не даёте возможности толковать слова превратно. А ваше «ОК» может означать что угодно. К тому же сокращения экономят не так много времени.
5. Юмор и метафоры
Деловое письмо не должно оставлять простора для интерпретаций. Все слова употребляются в прямом значении и не предполагают различных толкований. Иначе ждите дополнительного витка переписки, в котором вы будете выяснять, кто что имел в виду. И это может отнять немало времени.
6. Восклицательные знаки
Восклицательные знаки и в художественных текстах используются нечасто, потому что призваны выражать сильные чувства. Деловое письмо — это не площадка для экспрессии, даже если вам очень хочется высказать собеседнику, что вы о нём думаете.
Вы, может, ничего особенного не имели в виду, но для собеседника восклицательный знак будет сигналом, что он, вероятно, делает что-то не так. Поэтому держите и чувства, и сочетание клавиш Shift + 1 под контролем. Восклицание уместно только в обращении.
7. Обилие канцелярита
Стремление выражаться более формально зачастую порождает монструозные конструкции, в которых крайне тяжело разглядеть смысл. Не злоупотребляйте сложными оборотами и пишите проще.
8. Caps Lock
Выделять строки заглавными буквами не стоит. В интернете это всё ещё символизирует крик. Никому не нравится, когда на него орут. Чтобы суть послания была ясна, просто пишите понятнее.
9. Фраза «Заранее спасибо»
Спасибо, конечно, в карман не положишь, но досрочная благодарность ставит собеседника в неловкое положение. Воспитанный человек почувствует себя обязанным выполнить вашу просьбу, даже если будет понимать, что не должен этого делать. И вы запомнитесь тем, что подкидываете проблем.
Если собеседника всё-таки надо подстегнуть, лучше опишите, чем ему выгодно отозваться на вашу просьбу.
10. Странная тема письма или полное её отсутствие
Открывать непонятные письма небезопасно, поэтому послание без темы рискует отправиться в спам. Естественно, человек будет очень злиться, когда обнаружит, что под словами «Зина, резина» скрывался важный документ от менеджера завода по производству шин Зинаиды.
11. Панибратство
Не стоит отступать от делового стиля, даже если адресат — ваш лучший друг.
Во-первых, ему может понадобиться переслать письмо начальнику или подрядчикам.
Во-вторых, письмо может попасть в третьи руки случайно и скомпрометировать его, а заодно и вас.
В-третьих, нужно разграничивать персональное и рабочее. Не всегда корпоративные интересы совпадают с личными. Стоит оставить себе поле для манёвра, чтобы сохранить дружеские отношения, не идя на уступки в переговорах.
12. Отсутствие истории переписки
Если вы активно переписываетесь с кем-то в чате, адресат в курсе, о чём идёт беседа, и легко может вернуться к началу диалога, крутанув колесо мыши. Но когда вы изредка обмениваетесь письмами по электронной почте, собеседник может забыть, кто вы и что вам от него надо.
Облегчите человеку задачу: в одном абзаце напомните, о чём идёт речь.
13. Неумелое обращение с ветками писем
Почтовые сервисы и агенты позволяют работать с ветками писем. Это действительно полезный инструмент, если обращаться с ним правильно. Но получается не у всех.
Возможно, вы уже становились жертвой массовой рассылки, участники которой отвечают не непосредственно автору, а всем. В итоге неинтересная вам беседа переполняет почтовый ящик, а вы придумываете кары тем, кто не может отыскать нужную кнопку. При этом в общее инфополе нередко попадает информация, не предназначенная для чужих глаз.
У медали есть и обратная сторона: когда в важной беседе один из участников отвечает не всем, а кому-то одному. И получатель вынужден тратить кучу времени на пересылку писем, вместо того чтобы выполнять свою работу.
Гость_Gami_*
Наверх
Совсем на западе с электроэнергией худо 
